当下,由于新冠疫情影响及经济周期性下滑,我们集团的海外出口业务正在遭受自创业以来最严峻的挑战。面对这些困难,我多次在集团内的公开场合告诉所有同事,我们将面对长期的困难,这些是客观因素,不会以我们个人意愿为转移。

所以,我号召大家要积极调整心态和行动策略,努力地开拓中国国内市场,加入国家提倡的内外双循环的经济发展模式。

经过3个月的营销推广,中国市场给了我们正面的反馈,各事业部正在陆续接到国内客户的询价。随即,我也发现由于我们自身的市场定位,发来的询价基本上都是行业内中高端客户。对于产品的要求,丝毫不比国外客户低,有些产品甚至明显比国外客户要求更高。而最令我印象深刻的是,客户对知识产权的保护意识也同样很高。

为此,我们内部对涉密管理制度进行了再一次的梳理和升级,力求从客户情报入手开始,到项目终止整个环节,让我们的保密承诺得到制度性的贯彻和落实。

吕华集团是怎样对涉密要求进行管理的?

·涉密文件管理制度出台

今天,我就简单分享下吕华集团在涉密管理方面的做法。

涉密管理做法

1. 我们将所有文件根据其内容及要求的不同,分为绝密、机密、秘密,可公开。并对分类进行了定义,以期让所有同事明白区分含义。

2. 对涉密文件及产品流通过程,我们制定了权限对照表进行,通过全员培训并揭示在各主要现场。

3. 营业部门在接收后根据客户的要求或与客户签署的《保密协议》识别并标识其涉密程度及信息的流向,并且按其密级程度在其醒目位置加盖或加印相应标识;技术部设计案例,如设计方案,技术信息,产品信息,图纸图档等文件由技术部门在完成后根据部门主管要求明确标识其涉密程度及信息的流向,并且按其密级程度在其醒目位置加盖或加印相应标识。

吕华集团是怎样对涉密要求进行管理的?

4. 涉密文件接收部门将涉密文件记录于《涉密信息台账》,登记好应的编号,明确配布范围,并对相应的人员进行记录,并确定保密管理员(客户处的信息文件保密管理人员为营业担当)

5. 按照涉密配布权限表进行涉密文件的发放使用。技术资料或技术图纸的涉密文件,经批准后由技术部转化为社内一般通用资料后方可配布其它部门使用;资料转化后不能再含有任何关于原开发项目或客户信息,且按照识别方式进行标识清楚;

6. 制造部生产和外购入的涉密产品,在交付时随产品标识“涉密”的标识牌;

7. 标识有“涉密”标识牌的产品,在各工序过程中除直接作业人员外,其它无关人员不要接触,更不能展示,拍照,观赏,研究等行为;

8. 营业部确认与客户签署的保密协议等相关规定,填写《网络平台客户信息不使用一览表》并传达至市场部门;市场部每周定期再次对网络平台内容进行一次确认工作,并填写《客户信息确认点检表》,确保所有内容无客户相关方面的信息泄露;

9.人力资源部作为管理部门,将每半年对各部门的保密管理工作进行抽查,对管理不符合要求的要求部门及时整改,各部门每个季度收集《涉密信息台账》并存档。

10. 根据公司或客户要求,有些项目的需要另行签定专用保密协议的由人力资源部与项目相关人员另行签定保密协议。

吕华集团是怎样对涉密要求进行管理的?

11. 员工离职规定:涉密文件的管理人员离岗离职前,应将所保管的涉密文件信息资料全部如数清退保密管理员,并办理移交手续。涉密员工离开公司时,需要以书面或者口头形式向该员工重申保密义务,并可以向其新任职的单位通报该员工在原单位所承担的保密义务。

以上就是我们目前正在做的涉密管理内容。

后面,我们还需要让IT部与外部工具提供方合作,通过OA、ERP等工具,将涉密管控做得更好、更安全、更有效率。坦白讲,我们还没有办法做到滴水不漏,但是我相信,只要我们行动起来,就能一次比一次做得更好。